Automatisk svar

Med et automatisk svar fra klinikken kan du gi pasienten en umiddelbar bekreftelse på at meldingen er mottatt. Pasienten kan sende meldingen når som helst, og du kan tilpasse automatisk svar avhengig av om saken innkommer når meldingsboksen er bemannet eller ikke. Ved å kommunisere tydelig når du kommer tilbake, får pasienten de riktige forventningene og kan føle seg trygg på at saken deres blir tatt hånd om, noe som også reduserer risikoen for at de søker hjelp gjennom flere kanaler.

Slik konfigurerer du meldinger Automatisk svar:

Standard automatisk svar

Standard automatisk svar baserer seg på når meldingsboksen er bemannet i løpet av en normal arbeidsuke.

1. Klikk på Automatisk svar under Meldinger i menyen til venstre.

2. For å konfigurere standard automatisk svar velger du kategorien Standard.

3. Neste trinn er å legge til bemannet tid, dvs. de tidspunktene da helsepersonell sjekker innboksen og håndterer innkommende saker. Klikk på Legg til bemannet tid og angi for hver dag hvilke tider mottakspersonalet skal bemanne innboksen. Hvis resepsjonen er stengt, kan du krysse av i avmerkingsboksen Lukket for denne dagen.

   
   

4. • En bekreftelse på at meldingen er mottatt og at personalet behandler saken så snart de kan.

   • Et estimat på når pasienten kan forvente å få svar fra personalet.

   • En oppfordring til å bruke andre kontaktalternativer hvis saken er akutt og ikke kan vente.

   • Et ønske om en hyggelig dag og at personalet ser frem til å hjelpe pasienten med det han eller hun lurer på.

     Hvis du vil sette opp et automatisk svar som gjelder innenfor bemannet tid, klikker du på Rediger. Du kan deretter velge å skrive din egen melding eller bruke standardforslaget.
     
     Et automatisk svar som er gyldig innenfor bemannet tid, kan inneholde:

5. Aktiver automatisk svar ved å velge Automatisk svar på.

6. Klikk på Lagre.

7. Følg de samme trinnene for å konfigurere et automatisk svar utenom bemannet tid.
   Et automatisk svar utenom bemannet tid, kan inneholde:

   • En bekreftelse på at meldingen er mottatt og at meldingboksen for øyeblikket ikke er bemannet.

   • Informasjon om når meldingboksen på mottaket er bemannet.

   • Alternativ kontaktinformasjon i nødstilfeller, for eksempel en lenke til et nødmottak eller et nødnummer.

   • En påminnelse om at pasienten vil få hjelp så snart resepsjonen åpner igjen eller når personalet er på plass.

   • En oppfordring til pasienten om å oppsøke øyeblikkelig hjelp hvis de har et livstruende eller akutt problem, og ikke vente til resepsjonen åpner igjen.

Tilpasset automatisk svar

Du kan også sette opp tilpassede automatisk svar for resepsjonen, som for eksempel kan brukes på helligdager eller andre perioder der innboksen ikke er bemannet til vanlig tid.Disse erstatter de vanlige automatisk svar, slik at du ikke trenger å bekymre deg for å slå dem av og på på uvanlige tider.

1. For å konfigurere tilpasset automatisk svar velger du kategorien Tilpasset.

2. Klikk på Opprett automatisk svar.

3. Velg i hvilken periode den tilpassede automatiske svaret skal sendes ut.

4. Skriv inn meldingen.

5. Velg om automatiske svar skal aktiveres ved å velge Automatisk svar på/Automatisk svar av.

6. Klikk på Lagre.

Et tilpasset automatisk svar kan for eksempel inneholde:

• En bekreftelse på at meldingen er mottatt og at resepsjonen har avvikende åpningstider på grunn av en helligdag eller et spesielt arrangement.

• Informasjon om når resepsjonen åpner igjen eller når personalet er tilbake til normale åpningstider.

• Alternativ kontaktinformasjon i nødstilfeller, for eksempel en lenke til et nødmottak eller et nødnummer.

• En påminnelse om at pasienten vil få hjelp så snart klinikken resepsjonen igjen eller når personalet er tilbake til normale åpningstider.

• Instruksjoner om hvordan pasienten kan håndtere saken sin i mellomtiden.

• Et ønske om en fin helg eller ferie.