Autosvar

Med autosvar kan er mottagning ge patienten omedelbar bekräftelse på att meddelandet har tagits emot. En patient kan initiera kontakt när som helst, och ni kan anpassa mottagningens autosvar beroende på om ärendet kommer in under bemannad eller obemannad tid. Genom att tydligt meddela när ni kommer att återkoppla får patienten rätt förväntningar och kan känna sig trygg med att ärendet kommer att tas om hand, något som också minskar risken för att hen söker vård i flera kanaler.

Ordinarie autosvar

Ordinarie autosvar utgår från vilka tider mottagningen är bemannad under en vanlig arbetsvecka.

1. Klicka på menyalternativet Autosvar under Meddelanden i menyn till vänster.
2. Om du vill konfigurera ordinarie autosvar väljer du fliken Ordinarie.
   
3. Nästa steg är att lägga till bemannade tider, dvs. de tider då vårdpersonal bevakar inkorgen och hanterar inkommande ärenden. Klicka på Lägg till bemannade tider och ange för varje dag vilka tider  mottagningens personal bevakar inkorgen. Om mottagningen är stängd kan du markera kryssrutan Stängt för denna dag.
   
4. För att sätta upp ett autosvar som gäller Under bemanning klickar du på Redigera. Du kan därefter välja att skriva ett eget meddelande eller utgå från standardförslaget.
   
   

   
   Ett autosvar som gäller under bemannade tider gäller enbart för nya inskickade meddelanden och kan innehålla:

   • En bekräftelse på att meddelandet har mottagits och att personalen hanterar ärendet så snart de har möjlighet.

   • En uppskattning av när patienten kan förvänta sig att få ett svar från personalen.

   • En uppmaning att använda andra kontaktalternativ om ärendet är ett akut och inte kan vänta.

   • En önskan om en trevlig dag och att personalen ser fram emot att hjälpa patienten med deras ärenden.

5. Aktivera autosvaret genom att välja Autosvar på.
6. Klicka på Spara.
7. Följ samma steg för att sätta upp ett autosvar Utanför bemanning, då mottagningens inkorg inte är bevakad.

   Ett autosvar som gäller utanför bemannade tider kan innehålla:

   • En bekräftelse på att meddelandet har mottagits och att mottagningen för tillfället inte är bemannad.

   • Information om mottagningens bemannade tider.

   • Alternativa kontaktuppgifter för akuta ärenden, som till exempel en länk till en jourcentral eller telefonnummer till en akutmottagning.

   • En påminnelse om att patienten kommer att få hjälp så snart mottagningen öppnar igen eller när personalen är på plats.

   • En uppmaning till patienten att söka akutvård om hen har ett livshotande eller akut problem och att inte vänta tills mottagningen öppnar igen.

Anpassade autosvar

Du kan även sätta upp anpassade autosvar för mottagningen, som kan användas till exempel vid helgdagar eller andra perioder då inkorgen inte är bemannad enligt ordinarie tider. Dessa ersätter de ordinarie autosvaren, så du inte behöver tänka på att slå på eller av dem under avvikande bemannade tider.

1. För att konfigurera anpassade autosvar, välj fliken Anpassade.

2. Klicka på Skapa autosvar.

3. Välj under vilken period det anpassade autosvaret ska gå ut.

4. Skriv ditt meddelande.

5. Välj om autosvaret ska vara aktiverat genom att välja Autosvar på/Autosvar av.

6. Klicka Spara.

Ett autosvar som gäller utanför ordinarie bemannade tider kan till exempel innehålla:

• En bekräftelse på att meddelandet har mottagits och att mottagningen har avvikande öppettider på grund av en helgdag eller en speciell händelse.

• Information om när mottagningen kommer att öppna igen eller när personalen är tillbaka till normala öppettider.

• Alternativa kontaktuppgifter för akuta ärenden, som till exempel en länk till en jourcentral eller en telefonnummer för en akutmottagning.

• En påminnelse om att patienten kommer att få hjälp så snart mottagningen öppnar igen eller när personalen är tillbaka till normala öppettider.

• Instruktioner om hur patienten kan hantera sitt ärende under tiden.

• En önskan om en trevlig helg eller semester.